Как написать претензионное письмо

Отправка контрагенту претензионных требований в письменном виде – это одна из примирительных процедур в рамках досудебного урегулирования спора, о чем мы подробно писали в одной из статей. В настоящей публикации мы подробнее остановимся на особенностях претензии, приведем характерные примеры и дадим несколько рекомендаций по составлению этого документа.

Правила оформления досудебного претензионного письма

Даже если договором или законом не предусмотрен обязательный претензионный порядок, сторона вправе по своему усмотрению воспользоваться им. Цель претензии – избежать судебного разбирательства и разрешить конфликт двух сторон так, чтобы результат устроил всех. Чаще всего претензия направляется:

• должнику, не внесшему очередной взнос по кредиту или займу, оформленному в банке или по договоренности с частным лицом, или лицу, принявшему на себя обязательство передать какое-либо имущество;
• жильцу, не оплатившему счет за коммунальные услуги;
• страховой компании, отказывающейся в предусмотренный договором срок выплатить страховку;
• продавцу, качеством товара которого недоволен потребитель или, как вариант, товар не тот, доставлен по истечению оговоренного срока или не доставлен вовсе и т.д.

Форма претензии может быть предусмотрена в качестве приложения к договору, но зачастую требования излагаются в произвольном порядке. К примеру, многие из нас пользуются торговыми площадками в интернете, на которых продавцы из разных стран реализуют свой товар (Алиэкспресс и т.д.). Для удобства возврата денежных средств предусмотрена возможность открытия так называемого «спора», когда покупатель отражает причину недовольства сотрудничеством и суть требования. Заполняя графы «причина возврата», «сумма возврата», прилагая фотографии некачественного продукта потребитель фактически оформляет претензию, по результатам рассмотрения которой ему вернут деньги.

Требования следует предъявлять в течение срока, указанного в договоре, а если такого пункта в нем нет, то в пределах срока исковой давности – трех лет.

Иногда в законе прямо определено, когда возможно выразить претензию другой стороне — к примеру, в соответствии с ч. 2 ст. 513 ГК РФ покупатель при приемке товара обязан незамедлительно сообщить продавцу о выявленных недостатках.

Как правильно написать письмо-претензию

Итак, претензия может быть оформлена по-разному, на усмотрение составителя. Можно воспользоваться образцами, имеющимися в сети Интернет и скачать подходящую под гражданско-правовую ситуацию форму, заполнив ее.

В тексте обязательно должно быть отражено:

1. Адресат, которому направляется претензия. Если это юридическое лицо или ИП, то нужно указать все реквизиты, содержащиеся в документах деловой переписки – договорах, дополнительных соглашениях и т.д. Лучше использовать «свежие» документы, чтобы не столкнуться с ситуацией, когда контрагент уже давно располагается в другом офисе и письмо вернется как не полученное. Дополнительно можно сверить адрес с данными ЕГРИП или ЕГРЮЛ.

Согласно судебной практики, даже если контрагент ссылается на то, что он не получал письма, но при этом оно было направлено по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, суд расценит корреспонденцию неполученной по вине адресата. По умолчанию считается, что адрес в ЕГРЮЛ и ЕГРИП достоверные, внесение каких-либо изменений, в том числе касающихся месторасположения — обязанность организации или индивидуального предпринимателя.

ФИО директора организации указывать не обязательно, а вот если вы обращаетесь к физическому лицу, его личные данные нужно отразить.

В практике встречаются ситуации, когда фактически сотрудничество ведется не с контрагентом, который указан в договоре, а с его помощниками, партнерами и т.д. Несмотря на это, в претензии адресатом следует указать именно то лицо, которое фигурирует в договоре в качестве стороны.

2. Достоверные и полные сведения о себе: ФИО, адрес, телефон, факс, электронную почту и т.д. Нужно перечислить максимальное количество имеющихся каналов, по которому с вами можно связаться. Если пользуетесь несколькими телефонами, лучше написать все номера.

3. Название документа: необходимо написать слово «ПРЕТЕНЗИЯ». Можно добавить в названии, какая именно: претензия по качеству оказываемых услуг, о погашении задолженности, о возврате имущества и т.д.

4. Обстоятельства, из-за которых возникли основания для претензионного письма, ссылка на юридические документы с полным реквизитами и датой (как правило, это договор) и на норму закона, предусматривающую возможность претендовать на возмещение – например, на ст. 29 Федерального закона «О защите прав потребителей о правах потребителя при обнаружении недостатков выполненной работы.

Необходимо четко отразить, какой именно пункт договора и какая норма гражданско-правового законодательства нарушена. Здесь важна конкретика: к примеру, в официальном письме-претензии, направленном поставщику, должны быть перечислены все свойства товара, свидетельствующие о ненадлежащем качестве: внешний вид, конкретная неисправность, количество бракованных единиц и т.д., обязательно сославшись на несоответствие характеристикам, о которых указано в договоре.

Нелишним будет обратить внимание на негативные последствия, возникшие в результате невыполнения стороной условий договора. К примеру, при некачественной постройке можно написать о невозможности использования объекта, опасности обрушения и т.д.

Следует отразить, когда именно нарушения условий договора были обнаружены. К примеру, если речь идет о скрытых недостатках работ без гарантийного обслуживания, закон позволяет предъявить претензию, если эти недостатки были обнаружены в разумный срок, но в пределах двух лет с даты подписания акта приема результата (ч. 2 ст. 724 ГК РФ).

5. Непосредственно ваши требования: в какой срок и в каком виде они должны быть удовлетворены. Если в денежном, то должна быть отражена сумма возврата, если в виде имущества (товара), то следует указать его технические характеристики и качества. Можно указать дату, до которой предлагается сообщить о своем согласии или несогласии с претензий, или период (к примеру, в течение 1 месяца).

Допустимо предъявить как одно, так и несколько требований одновременно. К примеру, наряду с намерением расторгнуть договор, заказчик устанавливает срок возврата перечисленных ранее денежных средств. Возможно указать несколько альтернативных требований: подрядчик обязан устранить недостатки в выполненном проекте или вернуть деньги с неустойкой.

6. В конце текста необходимо указать стандартную фразу о намерении обратиться в суд в случае, если претензия не будет удовлетворена. Здесь же можно упомянуть о пени и штрафах, если таковые предусмотрены договором. Доведите до сведения адресата, что в претензии вы о штрафах вопрос не ставите, но если будете вынуждены инициировать исковое производство, обо всех дополнительных взысканиях будет заявлено.

7. Дата, подпись, прилагаемые документы – выписки, накладные, акты о выявленных нарушениях, заключение комиссии и т.д. Здесь же могут быть приложены расчеты о неустойках и пени, если в претензии заложено соответствующее требование. Если ведется учет исходящей корреспонденции, нужно проставить исходящей номер.

Образец претензионного письма о погашении задолженности

С требованием оплатить задолженность обычно обращаются банки в случае просрочки очередного платежа по кредиту, а также:

• поставщики — к примеру, если товар поставлен, а сумма или окончательная ее часть не перечислены на счет;
• продавцы, которые предоставили товар в рассрочку или по другим причинам (например, по условиям договора) не получившиеся сразу деньги в счет стоимости, при этом сроки оплаты уже истекли;
• подрядчики, выполнившие работы, за которые заказчик так и расплатился в полном объеме.

Обращаем внимание на то, что по специальным договорам могут быть особенные условия как при заключении, так и при расторжении, претензионном взыскании оплаты и т.д. Например, по строительному подряду, являющемуся специальной разновидностью подрядных отношений, могут быть альтернативно предоставлены условия для исполнения обязательства. Так, если одна из сторон понесла расходы в порядке ст. 750 ГК РФ, устраняя возникшие по объективным причинам препятствия к выполнению работ, то на сумму таких расходов сумма задолженность по договоренности сторон может быть снижена.

В претензии многие пишут «требую» или «прошу» возместить, устранить, перевести, выполнить и т.д. Мы бы рекомендовали использовать «Вам необходимо» предоставить, оплатить и т.д. Следует соблюдать деловой стиль письма, и резких слов, по возможности, лучше избегать. Просительный тон письма тоже не совсем уместен, поскольку в тексте ставится вопрос о восстановлении нарушенных прав, что должно быть в силу закона, а не по просьбе. Впрочем, это наше мнение, и если у вас есть шаблон, по которому вы работаете много лет, необязательно следовать нашим рекомендациям.

Если ответ на письмо-претензию в установленный срок не поступил

В большинстве случаев это означает, что требования проигнорировали и следующий этап – обращение в суд.

Напомним, что иногда ГПК РФ досудебные меры, в том числе претензионный порядок, признает обязательными: к примеру, по делам о спорах по ОСАГО, о выселении вследствие расторжения договора найма жилого помещения, об изменении мирового соглашения об алиментах и т.д. В арбитражном процессе претензионный порядок должен быть обязательно соблюден, к примеру, если имеется спор о возврате денег вследствие неосновательного обогащения.

Копию претензии с отметкой о получении другой стороной или с отметкой почтового отделения о возврате и отсутствии адресата следует приобщить к иску как документ, подтверждающий все принятые меры к урегулированию конфликта до обращения в суд.

Если не подтвердить документально заявленные до суда требования, суд в порядке ст. 135 ГПК РФ вправе возвратить иск заявителю (в случае, если претензионный порядок обязателен).

Приложенная к иску претензия судом тщательно проверяется на предмет соответствия суммы, указанной в ней, цене иска, а также правильности заполнения сведений о названии организации или ФИО гражданина, месте нахождения адресата.

Будет обращено внимание и на истечение предоставленного срока – обычно он составляет 30 дней с момента получения претензионного письма, но могут быть и другие сроки (к примеру, по требованиям о возврате оплаты за турпродукт – 10 дней). Если обратиться в суд до истечения срока, досудебный порядок считается несоблюденным.